Entrevista com Fundadores – Rut Steinsen, CEO da SimplyBookMe

Conversamos com Rut Steinsen, CEO da SimplyBookMe, sobre o que realmente é preciso para criar bons softwares e soluções para pequenas e médias empresas.

Das origens da empresa em uma pequena loja de pneus na Islândia ao atendimento a negócios de serviços no mundo todo, Rut compartilha insights práticos sobre automação, comportamento do cliente e por que os sistemas de agendamento já não são apenas ferramentas administrativas. Ela também explica como a SimplyBook.Me está usando IA de formas que realmente reduzem o trabalho de equipes pequenas, em vez de adicionar complexidade.

A Origem e a Visão

Qual problema originalmente levou à criação da SimplyBookMe?

A SimplyBookMe nasceu de um problema operacional muito real. Nosso fundador administrava uma loja de pneus de carro na Islândia, e todo ano o mesmo cenário se repetia. No primeiro dia de neve, todos precisavam de pneus de inverno ao mesmo tempo. A loja de repente ficava sobrecarregada, com carros formando filas, telefones tocando sem parar e nenhuma forma prática de controlar a demanda ou os agendamentos.

Logo ficou claro que o problema não era a demanda, mas a coordenação. Todos os clientes queriam o serviço, mas não havia um sistema para espaçar as reservas, gerenciar a disponibilidade ou reduzir a dependência de ligações telefônicas. Em vez de contratar mais funcionários só para atender o telefone, ele fez uma pergunta diferente: por que os clientes não podem agendar sozinhos?

Trabalhando com uma pequena equipe de desenvolvedores, ele criou um sistema simples de agendamento online que permitia aos clientes escolher seus próprios horários. O impacto foi imediato. O volume de ligações caiu, os fluxos de trabalho ficaram mais tranquilos, a experiência do cliente melhorou e a equipe pôde se concentrar no trabalho de verdade em vez de apagar incêndios o tempo todo.

Esse sucesso levou a uma percepção maior. Se uma loja de pneus tinha esse problema, milhares de negócios de serviços ao redor do mundo enfrentavam o mesmo desafio. Esse insight levou a transformar a solução interna em um produto global, e foi assim que a SimplyBookMe nasceu.

Sucesso do Cliente e Transformação

Você pode compartilhar um exemplo concreto de como o negócio de um cliente mudou depois de automatizar os agendamentos?

Um exemplo que se destaca é uma clínica de fisioterapia de médio porte. Antes da automação, a recepção passava a maior parte do dia atendendo ligações, remarcando consultas e correndo atrás de faltas. Depois de migrar para o agendamento online com lembretes automáticos e pré-pagamentos, o volume de ligações caiu mais de 50 por cento, as faltas diminuíram significativamente e os fisioterapeutas recuperaram várias horas por semana.

O que mais os surpreendeu não foi apenas a eficiência, mas a mudança de comportamento. Os clientes passaram a agendar com mais antecedência, chegavam na hora e aceitavam melhor as regras da clínica quando essas regras estavam incorporadas diretamente no fluxo de agendamento.

Entre salões, clínicas, professores particulares e treinadores de fitness, o que os usuários mais bem-sucedidos fazem de diferente?

Eles tratam o agendamento como parte da experiência do cliente, não apenas como uma ferramenta administrativa. Os usuários mais bem-sucedidos projetam ativamente seu fluxo de agendamento. Eles usam descrições de serviço claras, regras inteligentes de disponibilidade, intervalos entre atendimentos, lógica de preços e comunicação automatizada.

Os usuários menos bem-sucedidos costumam apenas ligar o sistema e deixá-lo como está. Os bem-sucedidos o otimizam continuamente e usam os dados de agendamento para tomar decisões. Também há muitas formas de aumentar a receita usando o sistema. Os usuários podem vender produtos ou serviços adicionais durante o fluxo de agendamento, cobrar sinais para reduzir faltas, solicitar gorjetas automaticamente e enviar lembretes de acompanhamento para incentivar visitas recorrentes. Tudo isso ajuda a maximizar a receita de cada cliente.

A equipe por trás da SimplyBook.Me

Como Começar e Evitar Armadilhas

Qual é um erro comum que as empresas cometem ao configurar o agendamento online pela primeira vez?

Complicar demais a configuração. Muitas empresas tentam replicar cada caso específico do processo manual já no primeiro dia. Isso costuma gerar confusão, tanto para a equipe quanto para os clientes.

A solução é simples. Comece com o seu serviço mais comum, um fluxo de trabalho claro, e faça reservas reais entrarem. Otimize depois com base no uso real, e não em suposições.

Se alguém não sabe por onde começar, no que deve focar primeiro?

Três coisas:

1. Um serviço principal claro
2. Disponibilidade realista
3. Confirmações e lembretes automatizados

Se esses pontos estiverem certos, você já elimina a maior parte do atrito e reduz significativamente as faltas. Todo o resto é melhoria incremental.

Recursos e Experiência

A automação às vezes torna a experiência menos pessoal?

Na prática, vemos o oposto. A automação remove o atrito e libera tempo para a interação humana de verdade. Quando os clientes podem agendar instantaneamente, recebem confirmações claras e não ficam esperando respostas, a satisfação aumenta.

Muitas empresas então usam o tempo que economizam para serem mais pessoais nas consultas, nos acompanhamentos ou na qualidade do serviço, em vez de gastá-lo com administração.

Qual é o típico 'momento eureka' dos clientes?

Geralmente acontece quando eles percebem que os agendamentos já não são algo que precisam gerenciar ativamente. Os donos de negócios costumam nos dizer que o momento em que param de olhar o celular constantemente ou de confirmar consultas manualmente é quando realmente sentem o valor.

É também quando começam a pensar de forma mais estratégica sobre crescimento, em vez de logística do dia a dia.

Roadmap do Produto e IA

Como é o seu roadmap para a próxima fase, especialmente quando o assunto é IA?

Focamos em usar IA onde ela realmente elimina trabalho, não onde apenas adiciona novidade. Isso inclui onboarding mais inteligente, melhor orientação de configuração, ações de marketing automatizadas e comunicação assistida por IA.

Recentemente lançamos nosso primeiro grande recurso de IA, um fluxo de agendamento por voz com IA, que permite aos clientes marcar horários por telefone usando interação natural por voz. Você pode vê-lo em ação aqui: https://aivoicebookingsdemo.simplybook.it/

Daqui para frente, você também verá mais inteligência em torno de padrões de demanda e otimização de agendas. Também estamos lançando um novo aplicativo de marketplace para clientes, para ajudar as empresas a tomar decisões melhores sem precisar de expertise analítica e para possibilitar uma comunicação melhor com seus clientes.

Integrações e Preparação para o Futuro

Você pode dar um exemplo de um fluxo de trabalho fluido com múltiplas integrações usando a SimplyBookMe?

Uma configuração comum e eficaz inclui:

• SimplyBookMe para agendamentos
• Botões de reserva no Google Business, Instagram e Facebook alimentados pela SimplyBookMe
• Google Calendar para visibilidade pessoal e da equipe
• Pagamentos online para pré-pagamentos ou sinais. A SimplyBookMe suporta mais de 50 processadores de pagamento, e os usuários podem aceitar pagamentos por aproximação diretamente pelo app de administração
• Zapier para enviar os dados de agendamento para o CRM ou ferramentas de e-mail
• QuickBooks e FreshBooks, com os quais nos integramos nativamente para que todos os agendamentos gerem faturas automaticamente, sincronizadas diretamente com os sistemas contábeis

Isso cria um fluxo de trabalho em que os agendamentos disparam confirmações, pagamentos, lembretes e atualizações internas automaticamente, sem nenhuma intervenção manual.

Evento da equipe da SimplyBook.Me

Como a IA mudou a forma como sua própria equipe trabalha internamente?

A IA se tornou um multiplicador de produtividade em todas as equipes. Usamos ferramentas de IA para nos ajudar a desenvolver mais rápido e introduzimos um assistente de IA dentro do nosso sistema que apoia os clientes na gestão mais eficaz das suas configurações.

Olhando para o futuro, a IA será fundamental na forma como a SimplyBookMe ajuda os clientes a fazer o onboarding mais rápido, otimizar seus sistemas de agendamento e fazer marketing com mais eficácia, especialmente para equipes pequenas com tempo e recursos limitados.

Olhando para o Futuro

Pensando em 2026, qual conselho você daria aos donos de pequenas empresas?

Desenhe o seu negócio para que ele não dependa de esforço manual constante. Toda tarefa repetida deve ser questionada. Ela pode ser automatizada, padronizada ou eliminada?

Ao mesmo tempo, foque em maximizar o valor de cada cliente que entra no seu negócio. Até cinco dólares a mais por cliente somam rapidamente. As empresas que vão vencer não são necessariamente as maiores, mas as que constroem sistemas cedo e usam seu tempo para o que realmente agrega valor.