Acuity Scheduling: guía completa para pymes

Acuity Scheduling es una plataforma personalizable para la gestión de citas. Diseñada para negocios de servicios que necesitan una experiencia de reservas con marca, formularios de admisión y opciones de pago, tanto para citas individuales como para clases o talleres grupales, con soporte para videoconferencias y distintos sectores.

Desde 2019 forma parte de Squarespace, lo que permite integrarse con su ecosistema web y, si se inicia sesión con una cuenta de Squarespace, utilizar su inteligencia artificial para generar y optimizar textos, nombres de negocio y contenido de marketing.
  
Para las PYMES, una gestión eficiente del calendario marca la diferencia entre operaciones fluidas y un exceso de correos para coordinar citas. Con Acuity, los clientes pueden reservar directamente, recibir recordatorios automáticos y mantener calendarios sincronizados en varias plataformas.

Acuity Scheduling: Veredicto de AgentAya 

Acuity Scheduling es ideal para negocios de servicios como coaches, terapeutas, consultores o PYMES que dependen de citas. Su mayor fortaleza está en la flexibilidad y personalización: páginas de reserva con identidad de marca, formularios de admisión, pagos integrados y gestión de calendarios múltiples.

Para PYMES en España y Latinoamérica, la disponibilidad en español es un plus, ya que la interfaz y las comunicaciones con clientes pueden configurarse localmente. Sin embargo, puede resultar complejo para usuarios que buscan una configuración rápida o que no tengan tiempo/experiencia en flujos personalizados.

Recomendación de AgentAya: Es una de las mejores herramientas de calendarios para reducir carga administrativa y ofrecer una experiencia de reservas profesional y personalizada. 

Desglose de Puntaciones

Categoría	Puntuación estimada	Detalle basado en documentación y opiniones de usuarios
Características & funcionalidad	⭐️⭐️⭐️⭐️ (4.0)	Ofrece gestión integral de reservas y pagos con recordatorios, formularios, clases, control de disponibilidad y funciones empresariales.
Integraciones	⭐️⭐️⭐️⭐️½ (4.5)	Se integra con calendarios, videollamadas, plataformas de pago, plataformas de marketing y CRMs mediante conectores como Zapier.
Idioma & soporte	⭐️⭐️⭐️⭐️ (4.0)	La interfaz y las páginas de reservas son multilingües y el soporte se brinda por correo y chat.
Facilidad de uso	⭐️⭐️⭐️⭐️ (4.0)	Las reseñas destacan su facilidad de uso y configuración, aunque las funciones avanzadas requieren algo de práctica.
Relación calidad-precio	⭐️⭐️⭐️ (3.0)	Los planes comienzan en USD 20 mensuales y los usuarios consideran el costo razonable, aunque algo alto para pequeños negocios.

Puntuación global AgentAya: 4 / 5

Fiable para pequeñas y medianas empresas en expansión. Sin embargo, algunas integraciones y automatizaciones pueden requerir conocimientos técnicos adicionales. Excelente opción para usuarios de Squarespace.

Caracteristicas Principales de Acuity Scheduling

• Páginas de reservas con marca personalizada
• Gestión de calendarios multiusuario
• Recordatorios automáticos por correo y SMS

Acuity es un software flexible para la reserva de citas y su gestión. Diseñado para negocios de cualquier tamaño o sector, desde emprendedores unipersonales hasta grandes empresas con varias sedes. Ofrece herramientas para automatizar todas las operaciones relacionadas con la programación de citas, formularios personalizados, opciones de paquetes y membresías, así como tarjetas regalo; además, tiene opciones de pagos online e in situ con Stripe, Square y PayPal. Permite ofrecer reservas para citas individuales, clases grupales, talleres, sesiones virtuales mediante Zoom, Google Meet o GoToMeeting, así como servicios presenciales en distintos puntos geográficos.

Acuity permite personalizar el aspecto de la página de reservas (logo, textos, colores y campos de formulario), fijar horarios y reglas por tipo de servicio, configurar intervalos de inicio y buffers, limitar cupos por clase o recurso, entre otras.

Funciones de la IA

Aunque Acuity cuenta con múltiples automatizaciones para la gestión de calendarios y la reducción de ausencias, no posee una inteligencia artificial nativa. Sin embargo, su gran cantidad de integraciones con herramientas externas amplía sus capacidades. Por ejemplo, la integración con Squarespace permite usar su inteligencia artificial, para generar borradores de textos y descripciones optimizadas para SEO dentro del sitio de reservas. Mediante Zapier es posible conectar Acuity con “AI by Zapier”, que añade modelos de IA a flujos de trabajo automatizados.

Integraciones

Ofrece una gran variedad de integraciones diseñadas para optimizar la gestión de tus citas y la relación con tus clientes. Algunas con panel propio como los procesadores de pagos: Stripe, Square y PayPal, que permiten aceptar pagos en línea o en persona, además de la sincronización automática con calendarios populares como Google Calendar e iCloud. También cuenta con integraciones para videoconferencias mediante Zoom y Google Meet, así como para la contabilidad con QuickBooks y FreshBooks, facilitando una gestión financiera más eficiente.

Además, Acuity se conecta con herramientas de marketing por correo electrónico como MailChimp y Constant Contact, sistemas CRM para administrar mejor la relación con los clientes, y plataformas de automatización como Zapier y Zoho Flow que permiten crear flujos de trabajo personalizados. Para mejorar la interacción con los clientes, ofrece integraciones con programas de recomendación y recopilación de opiniones. También incluye opciones para medir el tráfico web y conversiones a través de Google Analytics, y permite que los clientes realicen reservas directamente desde redes sociales como Instagram y Facebook. Cabe destacar que estas integraciones son gestionadas por desarrolladores externos, por lo que cualquier consulta técnica debe dirigirse directamente a ellos.

Seguridad y cumplimiento de datos

Acuity Scheduling ofrece seguridad, privacidad del cliente y tiempo de actividad a nivel empresarial. Los equipos pueden acceder con permisos y capacidades de inicio de sesión configurables, lo que permite un control seguro del acceso interno. El sistema se integra con Okta y MedPlum mediante OAuth 2.0 y SAML, protocolos estándar de la industria para aprovisionamiento e inicio de sesión único. Además, la plataforma cumple con las disposiciones de HIPAA, lo que garantiza que la información médica sensible se mantenga privada y protegida a lo largo de todo el proceso de reserva. Squarespace asegura también cumplimiento con el RGPD y otras normativas internacionales de datos, con políticas claras de privacidad, almacenamiento y gestión de cookies. La infraestructura cuenta con un 99.9 % de tiempo de actividad, lo que asegura que las páginas de calendario y reservas estén disponibles en todo momento para clientes y administradores.

Idioma – Atención al Cliente e interfaz

Los controles de administración de la cuenta pueden aparecer en español, portugués, inglés, francés, alemán e italiano. La mayor parte del sitio web está traducido al español y tanto en el centro de ayuda de Acuity: Scheduling como en el de Squarespace, se puede encontrar la documentación en inglés y español. 

Idioma de la IA – La Herramienta en sí

La plataforma permite configurar la página de reserva para los clientes en español e inglés entre otros. La página de reserva para clientes puede mostrarse en español, portugués de Brasil, inglés, francés, entre otros.

Acceso Móvil 

Acuity Scheduling ofrece una aplicación móvil dedicada para dispositivos iOS y Android, que complementa una interfaz web optimizada para móviles. Todos los planes incluyen acceso a esta app, incluso durante el período de prueba gratuita. A través de la aplicación, los usuarios pueden gestionar su calendario en tiempo real, reprogramar citas fácilmente mediante arrastrar y soltar, ajustar su disponibilidad y recibir notificaciones push sobre reservas, cancelaciones o cambios de última hora. También es posible aceptar pagos en persona (incluyendo tap-to-pay y lectores de tarjeta), enviar enlaces de pago seguros, emitir facturas, aplicar políticas de cancelación con cobros automáticos y permitir propinas. Aunque la versión móvil es robusta y funcional, ciertas opciones avanzadas pueden estar mejor representadas en la versión de escritorio.

Soporte, proceso de incorporación y gestión de cuentas

Proceso guiado de configuración inicial con documentación detallada, tutoriales y FAQs. Para las cuentas en el nivel Enterprise ofrece una gestión y soporte dedicado de cuentas. Centro de ayuda y documentación detallada. Chat en vivo solamente en inglés y soporte por correo en el idioma de elección.

Facilidad de Uso / UX

Interfaz limpia y profesional. Debido a su gran gama de personalizaciones disponibles, puede tener una curva de aprendizaje más pronunciada que alternativas más simples como Calendly. Una vez configurada, la herramienta corre de forma estable y automatizada.

Precios y Planes

Acuity ofrece una prueba gratuita y cuenta con cuatro planes diseñados para adaptarse a distintos tamaños y necesidades empresariales. En su página oficial es posible consultar las especificaciones de cada plan. Uno de los aspectos más destacables es la transparencia con la que comunican sus condiciones: no existen cargos ocultos ni se aplican costos por configuración, cancelación o atención al cliente. Además, se aclara de forma clara que los precios publicados no incluyen los impuestos que puedan corresponder según el país del usuario. Tal como afirman desde la plataforma: “A nosotros tampoco nos gustan las sorpresas”, reflejando su compromiso con una experiencia sin costos inesperados. La cancelación del servicio también es sencilla y sin complicaciones; si en algún momento se decide dejar de usar la herramienta, el cobro se detiene automáticamente y sin penalidades.

Caso de Estudio 

Una terapeuta hispanohablante en Madrid migró de gestionar citas por WhatsApp a Acuity Scheduling. Ahora los clientes reservan desde una página personalizada en español, reciben recordatorios automáticos y pagan por adelantado. Resultado: reducción de inasistencias del 30% en tres meses y varias horas de gestión semanal liberadas.

Acuity vs Alternativas

• En comparación con SimplyBookMe, Acuity destaca por su ecosistema de integraciones, por ofrecer cumplimiento con HIPAA y por su capacidad de personalización de la marca. SimplyBookMe, en cambio, resulta más atractivo para nichos específicos que requieren un alto nivel de personalización en la experiencia del cliente, como ciertos sectores de ocio o educación.
  
• Frente a YouCanBookMe, Acuity ofrece una propuesta más completa para negocios de servicios que requieren pagos, recordatorios automatizados, facturación y un mayor control de seguridad. YouCanBookMe es más ligero y adecuado para equipos pequeños que solo buscan coordinación básica de calendarios sin necesidad de monetización ni funciones de gestión avanzadas.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo se compara Acuity con Calendly en cuanto a las reservas?

Acuity ofrece una gama más amplia de funciones para negocios que dependen de las reservas como fuente principal de ingresos, incluyendo pagos integrados, facturación, cumplimiento con HIPAA y páginas de reservas con branding personalizado. Calendly es más simple y rápido de configurar, adecuado para coordinación de reuniones internas y gestión básica de agendas.

¿Cuántas reservas están incluidas y puedo comprar reservas adicionales?

Aunque las membresías varían en la cantidad funcionalidades que incluyen, todos los planes de Acuity incluyen reservas ilimitadas, por lo que no es necesario adquirir créditos ni pagar por cupos adicionales.

¿Qué métodos de pago y opciones de punto de venta se soportan?

Acuity se integra con Stripe, Square y PayPal. Permite cobrar pagos completos o parciales al momento de la reserva, aceptar depósitos, gestionar propinas y procesar transacciones en persona con herramientas POS, incluyendo tap-to-pay y enlaces de pago móvil. También admite opciones de pago rápidas como Google Pay y Apple Pay.

¿Puedo personalizar el sitio de reservas con mi propia marca y usar un dominio personalizado?

Sí. La página de reservas puede configurarse con la identidad de marca de la empresa, incrustarse en un sitio web existente o vincularse a un dominio personalizado. Gracias a la integración con Squarespace, es posible generar y optimizar textos con Squarespace AI para reforzar el branding y la visibilidad SEO del sitio de reservas.