Founder Interview – Rut Steinsen, CEO SimplyBookMe

We spraken met Rut Steinsen, de CEO van SimplyBookMe, over wat er écht nodig is om goede software te bouwen voor kleine en middelgrote bedrijven.

Van de oorsprong van het bedrijf in een kleine IJslandse bandenwinkel tot het bedienen van servicebedrijven wereldwijd, Rut deelt met ons praktische inzichten over automatisering, klantgedrag, en waarom boekingssystemen niet langer alleen administratieve tools zijn. Ze legt ook uit hoe SimplyBook.Me AI gebruikt op manieren die echt meerwaarde bieden voor hun gebruikers, in plaats van complexiteit toe te voegen.

De Oorsprong en Visie

Welk probleem lag aan de basis van SimplyBookMe als bedrijf en product?

Het verhaal begint eigenlijk bij een bandenwinkel in IJsland. Onze oprichter had daar een zaak, en elk jaar gebeurde hetzelfde. Eerste sneeuw van het seizoen? Iedereen belt tegelijk voor winterbanden. De zaak liep over, telefoons stonden roodgloeiend, auto’s in de rij – compleet chaos.

Het probleem was niet dat er te veel vraag was. Het probleem was dat er geen manier was om die vraag te spreiden. Iedereen wilde geholpen worden, maar niemand kon zélf een moment kiezen. Het was: bellen of aankomen en hopen.

In plaats van meer mensen aannemen om alleen maar telefoontjes te beantwoorden, dacht hij: waarom kunnen klanten niet gewoon zelf hun tijd kiezen?

Met een klein team bouwde hij een simpel online boekingssysteem. Klanten kozen hun eigen tijdslot, klaar. Het effect? Onmiddellijk. Veel minder telefoontjes, betere planning, blije klanten en het team kon zich eindelijk focussen op banden monteren in plaats van agenda’s bijhouden.

Toen realiseerde hij zich: als dit bij één bandenwinkel zo goed werkt, hoeveel servicebedrijven wereldwijd hebben exact hetzelfde probleem? En zo werd het een product voor iedereen.

Klantsucces en Transformatie

Kun je een voorbeeld geven van een bedrijf dat echt veranderde na het automatiseren van boekingen?

Er is een middelgrote physio-praktijk die ik me goed herinner. Voor ze met ons begonnen, deed de receptie eigenlijk niets anders dan telefoontjes beantwoorden, afspraken verzetten en mensen bellen die niet kwamen opdagen. De hele dag.

Na de switch naar online boeken met automatische herinneringen en vooruitbetaling? Meer dan 50% minder telefoontjes. No-shows kelderden. Therapeuten kregen uren per week terug.

Maar wat ze zelf het meest verrassend vonden, was niet zozeer de efficiëntie. Het was het gedrag van klanten. Mensen begonnen verder vooruit te plannen, kwamen op tijd en accepteerden de spelregels veel makkelijker omdat die nu gewoon onderdeel waren van het boekingsproces zelf.

Van kappers tot physiotherapeuten, van beauty-salons tot fitness-coaches – wat doen de succesvolste gebruikers anders?

Ze snappen dat boeken onderdeel is van de klantbeleving, niet alleen een admin-dingetje. De beste gebruikers denken echt na over hun boeking-flow. Heldere beschrijvingen, slimme tijdslots, buffers tussen afspraken, duidelijke prijzen, geautomatiseerde berichten – ze ontwerpen het.

De minder succesvolle? Die zetten het systeem aan en laten het daarna gewoon staan. De goede blijven tweaken op basis van wat ze zien gebeuren.

En ze gebruiken het ook om meer omzet te maken. Je kunt extra producten of diensten verkopen tijdens het boeken, aanbetaling vragen om no-shows te verminderen, follow-ups sturen voor herhaalbezoeken. Alles om meer uit elke klant te halen.

Aan de Slag en Valkuilen Vermijden

Wat is een veelgemaakte fout als bedrijven online boeken voor het eerst instellen?

Ze maken het te ingewikkeld. Ze proberen vanaf dag één elk randje geval uit hun oude manier van werken na te bouwen. Dat werkt niet. Het verwart personeel én klanten.

Doe het simpel. Kies je meest voorkomende service, maak een duidelijke flow en zorg dat er boekingen binnenkomen. Optimaliseer later, als je ziet wat er echt gebeurt.

Als je geen idee hebt waar te beginnen – waar focus je dan op?

Drie dingen:

• Eén heldere kern-service
• Realistische beschikbaarheid
• Automatische bevestigingen en herinneringen

Als die drie goed zitten, heb je al het grootste deel van de problemen opgelost en verminder je no-shows aanzienlijk. Al het andere kun je later verfijnen.

Features en Ervaring

Wordt het niet wat onpersoonlijk door automatisering?

Grappig genoeg zien we juist het tegenovergestelde. Automatisering haalt wrijving weg en maakt tijd vrij voor écht menselijk contact. Klanten kunnen direct boeken, krijgen meteen een bevestiging, hoeven niet te wachten op een reactie – dat verhoogt hun tevredenheid.

En wat doen bedrijven met de tijd die ze terugwinnen? Die besteden ze aan écht contact. Betere gesprekken tijdens consultaties, goede follow-up, meer aandacht voor service en kwaliteit. In plaats van de hele dag met administratie bezig te zijn.

Wat is het moment waarop het bij klanten ‘klikt’?

Meestal als ze doorhebben dat boekingen niet langer iets zijn waar ze constant mee bezig zijn. Ondernemers vertellen ons vaak dat het moment waarop ze stoppen met constant hun telefoon te checken of afspraken handmatig te bevestigen, het moment is waarop ze echt de waarde voelen.

Dat is ook wanneer ze meer strategisch gaan nadenken over groei, in plaats van dagelijkse logistiek.

Product Roadmap en AI

Hoe ziet jullie roadmap eruit voor de komende periode, vooral als het gaat om AI?

We focussen op AI die echt werk wegneemt, niet op speeltjes. Slimmere onboarding, betere setup-begeleiding, geautomatiseerde marketingacties en AI-ondersteunde communicatie.

We hebben onlangs onze eerste grote AI-feature gelanceerd: een AI “voice booking flow”, waarmee klanten via de telefoon afspraken kunnen maken door gewoon natuurlijk te praten. Je kunt het hier in actie zien: https://aivoicebookingsdemo.simplybook.it/

In de toekomst zien we ook meer intelligentie rond vraagpatronen en planning-optimalisatie. We lanceren ook een nieuwe marketplace client app die bedrijven helpt betere beslissingen te nemen zonder analytische expertise nodig te hebben, en om betere communicatie met klanten mogelijk te maken.

Integraties en Toekomstbestendigheid

Kun je een voorbeeld geven van een soepele multi-integratie workflow met SimplyBookMe?

Een standaard opzet die heel goed werkt:

• SimplyBookMe voor boekingen
• Google Business, Instagram en Facebook – boek-knoppen aangedreven door SimplyBookMe
• Google Calendar voor persoonlijke en team-zichtbaarheid
• Online betalingen voor vooruitbetalingen of aanbetaling. SimplyBookMe ondersteunt meer dan 50 betalingsverwerkers, en gebruikers kunnen contactloze betalingen direct accepteren via de admin app
• Zapier om boekingsdata naar CRM of email tools te sturen
• QuickBooks en FreshBooks – native integratie, alle boekingen genereren automatisch facturen die direct synchroniseren met boekhoudsystemen

Dit creëert een workflow waarbij boekingen automatisch bevestigingen, betalingen, herinneringen en interne updates triggeren, zonder tussenkomst.

Hoe heeft AI de manier veranderd waarop jullie eigen team intern werkt?

AI is een productiviteits-booster geworden voor teams. We gebruiken AI tools om sneller te ontwikkelen, en we hebben een AI-helper in ons systeem geïntroduceerd die klanten ondersteunt bij het effectiever beheren van hun setups.

In de toekomst wordt AI fundamenteel voor hoe SimplyBookMe klanten helpt sneller aan boord te komen, hun boekingssystemen te optimaliseren en effectiever te marketen, vooral voor kleine teams met beperkte tijd en middelen.

Vooruitkijken

Als je vooruit kijkt naar 2026, wat is dan één advies dat je ondernemers zou geven?

Probeer je bedrijf te optimaliseren, zodat het niet afhankelijk is van constant manueel werk. Elke herhalende taak kan in vraag gesteld worden. Kan het geautomatiseerd, gestandaardiseerd of geëlimineerd worden?

Focus tegelijkertijd op het maximaliseren van de waarde van elke klant die binnenkomt. Zelfs een extra vijf dollar per klant telt snel op. De bedrijven die zullen winnen zijn niet per se de grootste, maar degenen die vroeg systemen bouwen en hun tijd gebruiken voor wat echt waarde toevoegt.