Calendly: Review van het Ultieme AI-Powered Scheduling Platform

Calendly is een zeer populaire tool voor het eenvoudig plannen van meetings, dankzij geautomatiseerde workflows, calendersynchronisatie en integraties met andere platforms. Het maakt het mogelijk om eventtypes te creëren (één-op-één, groepsmeetings), agendas te synchroniseren (Google, Outlook, iCloud/Exchange), publieke of embedded links te genereren, en automatisch videoconferencing-links of pre-meeting formulieren toe te voegen. Voor bedrijven en zelfstandige professionals die hun eigen tijd beheren, vermindert Calendly tijd verloren aan coördinatie en voorkomt overlappingen.

AgentAya Verdict

Calendly heeft zich gevestigd als de standaardtool voor het automatisch plannen van meetings, vooral onder freelancers, consultants en gedistribueerde teams. Het is een praktische oplossing voor bedrijven en freelancers die afsprakenbeheer willen professionaliseren zonder te investeren in custom ontwikkelingen. De intuïtieve interface, diversiteit aan integraties en meertalige compatibiliteit maken het een ideale optie voor internationale markten. De belangrijkste beperkingen: de meest geavanceerde features en complete enterprise-mogelijkheden zijn gereserveerd voor betaalde of Enterprise-plannen.

Aanbeveling: uitstekend startpunt voor de meeste bedrijven die aandachts- en verkooptijd willen optimaliseren.

Score Breakdown

Categorie	Score (1-5)	Beschrijving
Gebruiksvriendelijkheid	⭐️⭐️⭐️⭐️ (4.0)	Ongelooflijk intuïtief; eenvoudige configuratie en automatisering.
AI-functies	⭐️⭐️⭐️⭐️ (4.0)	Intelligente tijdsuggesties, automatische workflows, tijdzone-afhandeling.
Integraties	⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️ (5.0)	Veel opties en bevat een API.
Interface en Support-talen	⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️ (5.0)	Meertalige interface en documentatie in meerdere talen.
AI-compatibele Talen	⭐️⭐️⭐️ (3.0)	Staat berichten en herinneringen in meerdere talen toe; specifieke AI-verwerkingscapaciteit in andere talen kan beperkingen hebben.
Mobiele Toegang	⭐️⭐️⭐️⭐️½ (4.5)	Volledige native apps voor iOS en Android; sterk geoptimaliseerde mobiele ervaring.
Prijs-kwaliteitverhouding	⭐️⭐️⭐️⭐️ (4.0)	Zeer functioneel gratis plan, betaalde plannen starten met betaalbare opties die automatiseringen en integraties toevoegen.

AgentAya Overall Score: ⭐️⭐️⭐️⭐️ 4 / 5

Calendly ontvangt hoge scores voor gebruiksvriendelijkheid en integraties, en solide beoordelingen van gebruikers op reviewplatforms. Het kan echter minder customization-opties hebben dan andere tools in deze categorie.

Belangrijkste Features van Calendly

• Automatische boekingslinks met real-time beschikbaarheid gesynchroniseerd met Google, Outlook, iCloud en Exchange.
• Creatie van volledig aanpasbare eventtypes (duur, pauze-intervallen, dagelijkse limieten en templates voor interviews, salesmeetings of workshops).
• Geïntegreerde workflows die automatisch herinneringen, bevestigingen, pre-meeting berichten en post-meeting follow-ups verzenden.
• Pre-booking formulieren om belangrijke klantinformatie te verzamelen vóór de meeting, waardoor voorbereiding wordt geoptimaliseerd.
• Support voor online betalingen via Stripe en PayPal, waardoor veilige betalingsinning mogelijk is op het moment van plannen van een afspraak of consultatie.
• Widgets, publieke boekingspagina’s en deelbare links op websites, emails en social media.
• Meer dan 100 native integraties met videoconferencing tools (Zoom, Teams, Google Meet), CRM (Salesforce, HubSpot) en marketing- en analysesystemen (Zapier, Google Analytics, Meta Pixel).
• Enterprise-grade beveiliging: SSO/SCIM-toegang, domeincontrole, role-based permissions en activity auditing.

Deze functies stellen bedrijven en professionele teams in staat om coördinatie te automatiseren, no-shows te verminderen met automatische herinneringen, en een professionele, veilige en schaalbare scheduling-ervaring te bieden.

AI-functies

Calendly integreert automatiseringen powered by artificial intelligence om elke fase van de meetingcyclus te optimaliseren. Het systeem suggereert intelligente tijden volgens de beschikbaarheid en tijdzones van deelnemers, waarbij adaptieve regels worden toegepast om gaten in de planning te minimaliseren.

De Calendly Notetaker (beta) feature gebruikt generative AI om te assisteren in Zoom of Google Meet meetings, door op te nemen, te transcriberen en automatische samenvattingen te genereren met kernpunten, taken en beslissingen, die kunnen worden gedeeld via email of beveiligde link.

Daarnaast automatiseren de intelligente Workflows messaging (verzenden van herinneringen, follow-ups of gepersonaliseerde berichten) zonder handmatige interventie, waarbij gebruikspatronen worden geleerd om de communicatieconsistentie van het team te behouden.

Samen combineren deze mogelijkheden geavanceerde automatisering en natural language processing om tijd te besparen, menselijke fouten te verminderen en operationele continuïteit te behouden in sales-, recruitment- en customer service-processen.

Integraties

Calendly heeft een uitgebreid ecosysteem met meer dan honderd integraties die scheduling- en communicatiefuncties uitbreiden. Naast synchronisatie met belangrijke calendars (Google Calendar, Outlook en iCloud/Exchange) en videoconferencing-platforms zoals Zoom, Google Meet en Microsoft Teams, verbindt de tool met sales- en CRM-systemen zoals Salesforce, HubSpot, ActiveCampaign en Gong, waardoor record-updates en meetingcoördinatie mogelijk zijn zonder de commerciële omgeving te verlaten.

Op het gebied van marketing en automatisering integreert Calendly met Typeform, Google Analytics, Meta Pixel en automatiseringstools zoals Zapier en Make, wat lead generation en tracking faciliteert. Het ondersteunt ook online betalingen via Stripe en PayPal.

Voor interne communicatie en productiviteit biedt het integraties met Slack, Microsoft Teams Chat en browserextensies zoals Chrome en Safari, waardoor links delen en notificaties ontvangen direct vanuit de werkomgeving mogelijk is. Daarnaast heeft Calendly een open API en developer portal, waar bedrijven custom integraties kunnen creëren aangepast aan hun eigen operationele flows.

Vanaf augustus 2025 werd API V1 officieel uitgefaseerd en vervangen door API V2, die meer stabiliteit, beveiliging en compatibiliteit met nieuwe services biedt. De tool kondigde ook de aankomende Scheduling API (Coming Soon) aan, die het mogelijk maakt om scheduling direct binnen proprietary applicaties te integreren. Het developer portal bevat gedetailleerde documentatie en praktische voorbeelden om processen te automatiseren, Calendly in sites of producten te embedden, gebruiksdata te extraheren via scheduling reports en links direct vanuit corporate applicaties te delen.

Beveiliging en Data Compliance

Calendly stelt vast dat data-eigendom bij gebruikers ligt en biedt Data Processing Agreements (DPA) om verantwoordelijkheden te formaliseren. Met betrekking tot data-gebruik voor AI-features publiceert het bedrijf zijn beleid en overweegt contractuele opties om die gebruik te beperken, vooral als gevoelige data of data onderworpen aan lokale regelgeving wordt verwerkt.

Op technisch niveau past het platform encryptie in transit (TLS 1.2+) en encryptie van data at rest (AES-256) toe, plus logische tenant-separatie om organisaties te isoleren. Cloud-infrastructuur wordt versterkt met netwerk- en perimeterbescherming, web application firewalls (WAF), DDoS-mitigatie, periodieke vulnerability scans en halfjaarlijkse penetration testing. Voor data governance ondersteunt Calendly globale retentie-policies, verwijdering van persoonlijke informatie (inclusief data deletion API in geavanceerde plannen), real-time logging/auditing en beveiligingsdocumentatie beschikbaar op verzoek (bijv. via Whistic).

Met betrekking tot compliance en privacy verklaart Calendly afstemming met AVG en CCPA, en publiceert security en privacy white papers met details over controles, processen en incident response. Toegang wordt beheerd met SSO en provisioning/deprovisioning via SCIM (user lifecycle), corporate domeincontrole, role-based permissions, bot-preventie en login-alerts. Met features zoals Calendly Notetaker (AI voor samenvattingen en transcripties), merk op dat het toestemming voor opname vraagt, geen recaps genereert in zeer korte of audio-vrije meetings, en het mogelijk maakt om recaps uit het account te verwijderen. Als best practice, definieer in je interne beleid welke meetings worden opgenomen, hoe ze worden gedeeld en hoe lang ze worden bewaard.

Taal – Customer Support en Interface

Calendly onderhoudt documentatie en resources in meerdere talen, biedt live support aan klanten met betaalde en Enterprise-plannen. De beschikbaarheid van directe support in specifieke talen kan variëren per regio en plantype. Als support in een bepaalde taal een vereiste is, is het raadzaam om dit te bevestigen bij het salesteam. De interface en boekingspagina’s kunnen worden weergegeven in meerdere talen (Engels, Frans, Duits, Portugees en Italiaans). De website-interface is gedeeltelijk vertaald, maar de resource library en help center zijn in het Engels. Het heeft een chatbot in meerdere talen.

AI-taal – De Tool Zelf

Calendly maakt het mogelijk om notificaties te configureren in meerdere talen, wat het gebruik voor internationale gebruikers aanzienlijk faciliteert. Hoewel notices en hoofdmenu’s automatisch kunnen aanpassen, begrijpen geavanceerde artificial intelligence features mogelijk geen complexe inputs in andere talen met dezelfde diepte, en sommige custom teksten vereisen handmatige vertaling om een optimale ervaring te bereiken.

Mobiele Toegang

Calendly heeft native applicaties voor iOS en Android ontworpen om complete controle over de planning vanaf elke locatie te bieden. Vanuit de app is het mogelijk om boekingen te creëren en beheren, beschikbaarheid in real-time bij te werken, meetings te herplannen of annuleren, en direct deel te nemen aan Zoom, Google Meet of Teams videocalls met één tik.

De applicatie maakt het ook mogelijk om scheduling-links te verzenden via sms, email, QR-code of elke andere app die op het apparaat is geïnstalleerd, wat coördinatie onderweg faciliteert. Daarnaast biedt het instant notificaties over nieuwe afspraken of planningswijzigingen en snelle toegang tot contacten en meetinggeschiedenis, wat helpt bij betere voorbereiding op elk gesprek.

Hoewel de mobiele ervaring vrijwel alle operationele gebruikersbehoeften dekt, zijn geavanceerde configuraties, zoals workflow-customization, comfortabeler vanaf de web- of desktop-versie.

Support, Onboarding-proces en Accountbeheer

Calendly heeft een compleet Help Center met artikelen, stap-voor-stap handleidingen en videotutorials die initiële configuratie en progressief leren van het platform faciliteren. Gebruikers hebben toegang tot thematische resources over beschikbaarheid, integraties, administratie en beveiliging, evenals live en on-demand training.

Teams- en Enterprise-plannen bevatten een assisted onboarding-proces, met support van implementatiespecialisten en dedicated accountmanagers die configuratie, customization en teamadoptie begeleiden. Voor individuele gebruikers en freelancers biedt Calendly self-guided onboarding via templates en checklists die het mogelijk maken om de tool te gebruiken zonder technische support.

Gebruiksvriendelijkheid / UX

De interface van Calendly is clean en intuïtief, met een “what you see is what you get” (WYSIWYG) visuele benadering. Dit betekent dat tijdens het configureren van eventdetails (titel, duur, beschikbaarheid of pauzes), het platform een real-time preview toont van hoe de klant die pagina zal zien, waardoor directe aanpassingen mogelijk zijn zonder fouten.

Prijzen en Plannen

Calendly biedt oplossingen aangepast aan verschillende types gebruikers: van individuen en zelfstandige professionals tot kleine en grote bedrijven. Het heeft een gratis plan met basisfuncties en drie niveaus van betaalde plannen met verschillende functionaliteiten: Essentials, Standard en Teams, plus het Enterprise-plan, ontworpen voor organisaties die geavanceerd beheer, custom integraties en dedicated support vereisen.

Betaalde plannen breiden de mogelijkheden van de gratis versie uit, met toevoeging van CRM-integraties (zoals Salesforce of HubSpot), betalingsinnings-opties bij boekingen, workflow-automatisering en geavanceerde administratieve controles voor teams. Voor exacte cijfers, factureringsmethoden en kortingen bij jaarlijkse betaling is het aan te raden om de officiële pagina van Calendly te raadplegen of contact op te nemen met de sales-afdeling.

Case Study

Illustratieve case: een digital agency verving emailcoördinatie door Calendly, publiceerde links op hun website, voegde een pre-meeting formulier toe voor de brief en accepteerde betaling voor introductiesessies via Stripe. Het resultaat was een substantiële vermindering in coördinatietijd en minder no-shows dankzij automatische herinneringen. Dit voorbeeld weerspiegelt typische use cases; werkelijke resultaten kunnen variëren per organisatie.

Tool vs Alternatieven

Calendly biedt doorgaans een eenvoudigere en meer geïntegreerde ervaring met CRM’s, wat het de voorkeur maakt van freelancers en teams die snelle implementatie zoeken. Samengevat: Calendly zet in op usability en integraties; alternatieven bieden meer customization of directe fit met specifieke infrastructuren.

Acuity Scheduling is krachtiger wanneer geavanceerde formulieren en diepe customization van het boekingsproces vereist zijn.

Vergeleken met Microsoft Bookings, onderscheidt Calendly zich door een groter ecosysteem van externe integraties en gebruiksgemak buiten de Microsoft-omgeving. Bookings is echter de solide optie voor organisaties die al afhankelijk zijn van Microsoft 365 en een volledig geïntegreerde oplossing zoeken.

Vergeleken met SimplyBookMe excelleert Calendly in professionele services en online meetings vanwege de eenvoud. SimplyBookMe kan echter meer specifieke features bieden voor sectoren met persoonlijke boekingen en beheer van meerdere services.

Veelgestelde Vragen

Werkt Calendly goed voor kleine bedrijven?

Absoluut. Het is een van de populairste tools voor bedrijven en freelancers vanwege het gebruiksgemak en genereuze gratis plan, dat de meeste behoeften dekt.

Hoeveel kost Calendly?

Calendly heeft een zeer functioneel gratis plan. De betaalde plannen starten vanaf ongeveer € 12 per maand per gebruiker, met toevoeging van features zoals geautomatiseerde workflows en integraties.

Is Calendly beter dan Acuity?

Calendly is over het algemeen eenvoudiger en sneller op te zetten, ideaal voor simpele afsprakenplanning. Acuity is krachtiger voor bedrijven die complexe intake-formulieren, betalingen en brand customization moeten beheren.